Consultancy
Procesgerichte verandering
Florensis produceert hoogwaardige sierteeltstekjes en -zaden. Om de kwaliteit te waarborgen en risico’s te beheersen, was modernisering van het kwaliteitsmanagementsysteem noodzakelijk. Met behulp van BPM Consult bouwde Florensis een procesarchitectuur waarin eigenaarschap centraal staat. Door verantwoordelijkheden terug te leggen op de werkvloer ontstond meer betrokkenheid. Een pilot gaf inzicht in processen, risico’s en eigenaarschap. De succesvolle aanpak werd daarna verder uitgerold binnen de organisatie.
Hans Goudswaard en Edwin Broekhuizen leidden het traject. Hans, verantwoordelijk voor kwaliteitsmanagement, richtte zich steeds meer op processen. Edwin beheert de genetische basis van Florensis. Beiden onderkenden het belang van een systeem dat werkt voor de werkvloer. Door procesmapping en brede betrokkenheid zijn processen inzichtelijk gemaakt, inclusief risico’s zoals vermenging of verkeerde labeling. Eigenaarschap ontstond doordat teams zélf processen inrichtten, zonder regie van bovenaf.
Eigenaarschap
De pilot richtte zich op het proces ‘Produce & maintain clean starting material’. Via brownpapersessies zijn processen vanuit verschillende disciplines inzichtelijk gemaakt. De betrokkenheid van directie was groot. Door de procesgerichte aanpak kregen medewerkers inzicht in hun eigen werk en het bijbehorende risico. Deelnemers ervoeren erkenning en autonomie. Het ‘created-by-owner’-principe maakte het mogelijk dat het eigenaarschap werkelijk bij de teams zelf kwam te liggen.
Hoewel het proces zorgvuldig verliep, waren er ook leerpunten. De evaluatie van de pilot had kritischer gekund, en de borging bleef lastig. Structureren naast dagelijkse werkzaamheden bleek een uitdaging. Florensis kampte met de bekende valkuil: veel maken, weinig borgen. Er werd erkend dat verandering in kleine stappen moet plaatsvinden, en dat een gedragen cultuurverandering meer tijd en aandacht vraagt dan aanvankelijk werd ingeschat.
Cultuur
Medewerkers werden actief betrokken bij het proces, van afdelingshoofden tot uitzendkrachten. In weekstarts werd steeds een processtap uitgelegd, inclusief risico’s en werkinstructies. Deze aanpak zorgde voor beleving en eigenaarschap. Door de nieuwe werkwijze werd het kwaliteitsmanagementsysteem voor velen toegankelijker en concreter. In plaats van ‘iets van de staf’ werd het een gedeelde verantwoordelijkheid. Nabijheid van het systeem bleek essentieel voor acceptatie en gebruik.
De overgang van afdelinggericht naar procesgericht werken roept spanning op. Eigenaarschap voelt voor sommigen als spannend of belastend. Tegelijk is het een noodzakelijke beweging richting de toekomst. Nieuwe processen botsen soms met oude werkwijzen. Het BPM maturity-model helpt Florensis om groeifases in kaart te brengen. Bewustwording, communicatie en gezamenlijke gesprekken over verantwoordelijkheid moeten zorgen voor een organisatie waarin iedereen het procesdenken omarmt en toepast.
Verankering
De pilot leerde dat verandering breder gedragen moet worden. De aanpak begon klein, met enkele betrokkenen. Achteraf was meer interne communicatie en voorbereiding wenselijk geweest. Werken vanuit een stafafdeling beperkt zicht op de operatie. Positief was dat het nieuwe systeem volledig gebaseerd is op het dagelijkse werk. Dat maakt het tastbaar en relevant, in plaats van ‘iets erbij’. Realiteit en kwaliteitsborging zijn nu samengebracht.
Florensis adviseert andere organisaties om vooral te beginnen. Koudwatervrees is begrijpelijk, maar actie leidt tot inzicht. De samenwerking met BPM Consult werd als positief ervaren: de consultants hielden vinger aan de pols, zonder inhoud te sturen. De kennis en visie blijft bij de organisatie zelf. Door goede vragen te stellen en te begeleiden op procesniveau, hielp BPM Florensis om kwaliteitsmanagement écht werkbaar te maken.
