Consultancy
Aanleiding
Verstegen, leverancier van duurzame specerijen en sauzen, zet sterk in op kwaliteit, milieubewustzijn en medewerkersontwikkeling. Arno Groffen, Manager QESH, leidt afdelingen gericht op kwaliteit, verbetering en veiligheid. In samenwerking met BPM Consult zijn brownpapersessies opgezet om procesgericht denken te implementeren. Deze aanpak heeft geleid tot meer erkenning voor medewerkers, sterkere besluitvorming en betere samenwerking tussen afdelingen, met zichtbare winst in efficiëntie en effectiviteit.
Arno Groffen heeft een brede achtergrond in kwaliteitsmanagement binnen de food-, verpakkings- en farmaceutische sector. Bij Verstegen leidt hij nu verschillende teams en maakt hij deel uit van het Strategisch Impact Team (SIT). Binnen SIT is verduurzaming een hoofddoel, naast efficiëntie en medewerkerstevredenheid. Procesmanagement is essentieel om die doelen te integreren, wat resulteert in een organisatie die doelgericht én flexibel inspeelt op toekomstgerichte ambities.
Schaalbaarheid
Drie jaar geleden begon Verstegen met het ontwerp van het bedrijfsprocesmodel. Ondanks organisatorische veranderingen kreeg dit model pas het afgelopen jaar echt vorm. Acht cursisten volgden een intensief trainingsprogramma onder begeleiding van BPM Consult. Daarmee borgde men de continuïteit in procesverbetering. Nu worden KPI’s gekoppeld aan primaire én secundaire processen, en proceseigenaren zijn benoemd en getraind om sturing te geven aan deze transitie.
De overgang naar een horizontale structuur was voor sommige medewerkers uitdagend. Mensen moesten wennen aan meer verantwoordelijkheid voor hun eigen processen. Toch ontplooide zich bij ongeveer 10% van het personeel veel nieuw potentieel. Voor anderen bleek de nieuwe aanpak moeilijker. Verstegen vond voor hen passende functies, wat bijdroeg aan behoud van tevredenheid en loyaliteit. De cultuur van samenwerken blijkt hierin cruciaal voor succesvolle transitie.
Erkenning
Een leerpunt was het belang van goede communicatie bij de start van de verandering. In het begin werkte een kleine groep aan de omvorming, waardoor niet iedereen aangehaakt bleef. Inmiddels is duidelijk dat medewerkers beter begrijpen hoe hun werk bijdraagt aan bredere doelen, zoals duurzaamheid. Procesmapping geeft inzicht én erkenning, wat motivatie verhoogt. Ook komt er een digitaal kwaliteitshandboek, gekoppeld aan procesinformatie.
De training en brownpapersessies zijn grotendeels intern uitgevoerd. Door 8 BPM- en 15 Visio-getrainde medewerkers werden sessies opgezet, waarbij direct procesvisualisaties in Visio werden gemaakt. Deze uniforme aanpak, met identieke templates, zorgde voor herkenning en overzicht. De sessies kenden duidelijke scopes en bleven op hoofdlijnen, wat het vertrouwen en de openheid tijdens de workshops ten goede kwam. Zo ontstond een betrouwbaar fundament voor verdere verbeteringen.
Sneller inzicht
Verstegen heeft dankzij procesgericht werken veel beter inzicht gekregen in haar interne ketens. Afdelingen werken minder in silo’s, en systemen en data zijn nu beter verbonden. Door dit overzicht konden ze efficiënt overstappen op een nieuw ERP-systeem. De eerder ontworpen processen en bijbehorende user stories bespaarden hen maanden werk. Deze integrale benadering heeft geleid tot betere besluitvorming en een sterkere basis voor toekomstige innovatie.
De organisatie wil haar duurzame inspanningen nu zichtbaarder maken. Interne ontwikkeling blijft centraal, met projecten zoals de belevingsanalyse van medewerkers op procesniveau. Deze inzichten worden gebruikt voor verdere optimalisatie. Verstegen blijft vernieuwen en verduurzamen, onderbouwd met meetbare resultaten. Ook extern zal dat zichtbaar worden: bijvoorbeeld via verbeterde communicatie en verduurzaming van het iconische pand langs de A20. De beweging is ingezet, en zichtbaar.
