De laatste decennia van de vorige eeuw werden processen en werkafspraken met name vastgelegd in de vorm van tekstuele beschrijvingen. Maar grote hoeveelheden tekst maken deze vorm van proceskennis onoverzichtelijk. Vanuit een geschreven document is het namelijk moeilijk om snel en overzichtelijk te zien wie nu wat, op welk moment hoort te doen. En dat maakt communiceren over werkafspraken, verwachtingen en verbeteringen lastig. Echter, met de komst van internet en apps laten we het tijdperk van het geschreven woord steeds verder achter ons.

Daarom zijn veel organisaties rond de eeuwwisseling overgestapt op vastlegging in de vorm van functiestroomschema's. Deze vorm van vastlegging is in de afgelopen jaren steeds verder verrijkt met aspecten als ICT-systemen, klantreizen, service blueprinting en communicatiestrategie. Ook het vastleggen zelf is met de opkomst van modelleerpakketten een stuk eenvoudiger geworden.

Echter, stroomschema's kennen ook hun beperkingen. Niet iedereen kan (of wil) ze lezen, en daardoor zijn werkafspraken nog steeds niet goed geborgd en gedeeld. Om deze drempel te overwinnen is er nu een vorm beschikbaar om de kennis van het proces sneller en effectiever te communiceren: de procesvisual.

Een procesvisual is in feite een stripverhaal over de stappen van het proces (zie de afbeelding hiernaast). Een procesvisual biedt een aantal voordelen. Zo nodigt een visuele plaat de medewerker uit om het proces te lezen. Veel mensen zijn namelijk visueel ingesteld, en dan trekt een stripverhaal van een proces meer de aandacht. Daarnaast is de procesvisual minder abstract en makkelijker te begrijpen dan een procesflowchart, doordat het stripverhaal letterlijk afbeeldt wat er in proces gebeurt.

Een ander bijkomend voordeel is de verhaalvorm. Hierdoor leren medewerkers het totale proces te begrijpen, en niet alleen de eigen rol daarin. Ook het communiceren van de eigen werkwijze naar derden wordt daarmee makkelijker, prettiger en leuker. Tenslotte is het ook een kapstok die zich goed leent om gerichter te discussiëren over problemen die spelen in het proces.

Het heeft natuurlijk ook een aantal beperkingen. Een procesvisual is lastiger te maken dan een tekstdocument, en de hoeveelheid details die in een strip kunnen worden gezet is beperkt. Bedenk daarom vooraf goed waarvoor de visual ingezet kan worden. Een organisatie die rekening houdt met deze beperkingen, heeft met een procesvisual een krachtige techniek voorhanden die het proces op een bij-de-tijdse manier laat leven onder alle betrokkenen.

Wil je meer weten over de procesvisual en hoe je een procesverhaal kunt vertellen in een strip? Vraag het Willem Spronk