Met deze interventie strijk je de werkprocessen in iedere afdeling glad: brownpaper process mapping



Zonder een goed gedeeld beeld van hoe het werkproces hoort te lopen, volgen mensen op de werkvloer hun eigen onderbuik in de uitvoering van het werk. Dat gaat soms goed, maar vaak ook niet. Er ontstaan dan discussies op de werkvloer over de inhoud, tijdigheid en kwaliteit van het werk. Met irritatie en vertraging tot gevolg. Het proces loopt dan dus niet lekker, en daar heeft iedereen (inclusief de klant) last van. Een goede manier om dit te verhelpen is een goed gedeeld beeld van hoe de werkzaamheden horen te lopen en op welke precieze plekken er moet worden verbeterd. Er is een goed ontworpen proces nodig.

De belangrijkste functie van een procesontwerp is een gedeeld beeld hebben/krijgen van de werkelijkheid en aanknopingspunten kunnen bieden voor verbetering. Met een procesontwerp bedoel ik hier een gemodelleerde, vereenvoudigde versie van wat er elke dag gebeurt en de afspraken die mensen met elkaar hierover hebben gemaakt. Deze gemodelleerde versie van de werkelijkheid helpt mensen om snel tot de kern van een vraagstuk te kunnen komen. Maar zo’n procesmodel ontstaat niet vanzelf; daar moet je actief voor aan de slag. En daarvoor leent een brown paper sessie zich uitstekend. Deze vorm van procesgerichte interventie kent een aantal belangrijke stappen. 


Een timelapse van een brown paper sessie met Renco Bakker

1: Modelleer het proces met de juiste mensen

Om ervoor te zorgen dat een proces soepel kan lopen, moeten allereerst de mensen die in dat proces regelmatig met elkaar te maken hebben, samen aan tafel zitten. We noemen dat het procesteam: de multidisciplinaire groep mensen die gezamenlijk ervoor zorgen dat een proces van begin tot eind kan functioneren. Zij moeten het werk in de praktijk in onderlinge afstemming doen, dus zij moeten het ook samen eens zijn met hoe ze dat dan willen doen. Maar met alleen de juiste mensen aan tafel ben je er nog lang niet. Een open discussie over hoe het werk loopt, kan vooral zorgen voor een onduidelijk gesprek zonder goede conclusies en vervolgacties. 

2: Leer mensen een gedeelde procestaal aan 

Om een onduidelijk en ongericht gesprek te voorkomen, is een heldere gedeelde taal een tweede belangrijke stap. Door mensen aan te leren dat ze moeten denken in termen van procesbouwstenen, richt je de discussie beter. Dus zorg ervoor dat deelnemers zich uitdrukken in termen van het wie, wat, waar, wanneer, waarmee en hoe. Door post-its in verschillende kleuren uit te delen (met bijbehorende legenda), zorg je ervoor dat mensen hun observaties en meningen over het proces ook meer gestructureerd op papier zetten. Dus niet ongerichte opmerkingen als: “Het loopt allemaal niet zo lekker, er kan veel beter worden afgestemd”, maar juist “op het moment dat de planner (speler = blauwe post-it) de planning bijwerkt (activiteit = gele post-it), stemt hij te weinig af (bericht = groene post-it)  met de uitvoerder (speler = blauwe post-it)”. 

3: Bouw het proces op vanuit de eigen woorden en inzichten

Mensen omarmen het proces beter als dit aansluit op hun beeld van de werkelijkheid. Bij een brown paper sessie start je daarom met de vraag aan mensen zelf om hun beeld van het proces op post-its te schrijven. Die post-its plakken de deelnemers zelf op de brown paper en vormen daarmee de basis voor het proces. Het plakken en vervolgens gezamenlijk herschikken van de post-its volgt een proces van divergeren en convergeren. Eerst lopen de meningen uiteen, waarna het ontdubbelen en groeperen van de post-its vervolgens leidt tot een steeds meer gezamenlijk beeld. Na de laatste consolidatieslag blijft er, als het goed is, één gedeeld beeld over van het proces. 

4: Benoem verbeterpunten

Als het proces eenmaal staat, is het duidelijk benoemen van verbeteringen aan dit gezamenlijke proces een relatief eenvoudige opgave. Als je het proces langsloopt, is het voor de deelnemers ook eenvoudiger om precies aan te geven ‘waar de schoen wringt’ en waarom. En daarmee komen als vanzelf de acties in beeld die nodig zijn om het gezamenlijke proces verder glad te strijken. En niet onbelangrijk: het is nog leuk om te doen ook, omdat mensen de belofte gaan zien van een beter proces

Tot slot

Een brown paper aanpak is traditioneel fysiek (aan de muur), maar de techniek werkt ook prima digitaal. Ook op een digitaal ‘whiteboard’ kan gezamenlijk worden gewerkt aan een gedeeld proces. Zolang mensen maar hun eigen inbreng mogen opschrijven, en er iemand is die hen helpt om al die verschillende inzichten bij elkaar te brengen. Wil je meer weten over hoe je zelf een brown paper sessie kunt uitvoeren? Download dan hier de handout Brown Paper Aanpak of klik op de afbeelding onder deze tekst.