Omgevingsdiensten massaal op zoek naar passend zaaksysteem

De naderende implementatie van de omgevingswet, de roep om het beter benutten en delen van beschikbare data, én de noodzaak tot het stroomlijnen van financiële processen; drie uitdagingen waar omgevingsdiensten door het hele land mee te maken hebben. De behoefte aan een integraal VTH-systeem (vergunningen, toezicht en handhaving) dat het primaire proces en haar gebruikers optimaal ondersteund in het zaakgericht werken, maar ook de aansluiting maakt met bedrijfsvoering en informatievoorziening van de organisatie, is nog nooit zo groot geweest.

De softwareontwikkelaars van zaaksystemen hebben het er maar druk mee. Er wordt met man en macht gewerkt aan het (door)ontwikkelen van applicaties. Toch kunnen ook deze ontwikkelaars de vraag naar een passend pakket niet altijd meer aan. Men moet zelfs wel eens een ‘nee’ verkopen wanneer wordt gevraagd om een offerte en ook de juiste implementatiebegeleiding kan niet altijd worden geleverd. Dreigend gevaar is dat de VTH-organisatie dan maar tevreden moet zijn met wat mogelijk is. Teveel suboptimale oplossingen leveren structureel problemen.

De oplossing is ook niet eenvoudig. Omgevingsdiensten hebben elk een specifiek takenpakket, geen dienst is gelijk. Ze vragen enerzijds een systeem dat maatwerk kan leveren aan haar klanten. Anderzijds is er behoefte aan een stabiele, gedeelde ICT-structuur die de mogelijkheid biedt om eenvoudig informatie tussen diensten uit te wisselen.

Zijn omgevingsdiensten dan te veeleisend? Nee, op ieder potje past een dekseltje. De zoektocht naar een nieuw zaaksysteem en de implementatie ervan is complex, maar hoeft geen ‘doos van Pandora’ te zijn. Het is belangrijk de juiste stappen te volgen, uitgangspunten te formuleren en je niet blind te staren op de technische mogelijkheden van een pakket. Het proces is en blijft leidend voor de keuze, implementatie en de doorontwikkeling van het systeem.

Meer weten over het selecteren en implementeren van een passend zaaksysteem? Neem dan contact op met Jentel Mulder.