Sneller van analyse naar actie: De kracht van pressure cooking in procesherontwerpdeel 2

Veel organisaties willen hun processen verbeteren, maar worstelen met de aanpak. Klassieke trajecten volgen een watervalmethode: opeenvolgende stappen, uitgespreid over maanden. Het gevolg is lange doorlooptijden, afnemende energie en weinig ruimte om bij te sturen. Jesse van der Huizen en Nathan van der Meulen van BPM Consult laten op basis van ervaringen bij verschillende klanten zien hoe organisaties in procesherontwerptrajecten vrijwel direct met de eerste verbeteringen kunnen starten.

Een standaard procesherontwerptraject bevat de volgende fases: voorbereiding, in kaart brengen van de huidige situatie, analyseren van deze situatie, de gewenste situatie ontwerpen en dan implementatie.

In de praktijk blijkt echter dat dit traject vaak meer tijd kost dan vooraf beoogd. De oorzaken vallen grofweg uiteen in drie categorieën: Business as usual niet verstoren, traditioneel projectdenken, en verlies van energie bij de medewerker.

Business as usual niet verstoren
Het management wil de business as usual – de dagelijkse of reguliere werkzaamheden die gewoon doorgaan – niet verstoren, en maakt daarom beperkt tijd vrij voor medewerkers. Tegelijkertijd zien we dat organisaties het lastig vinden om te kiezen, met als gevolg dat er veel initiatieven parallel worden opgepakt.

Vaak zijn dezelfde medewerkers betrokken bij meerdere van die initiatieven, waardoor ze van het ene naar het andere verbeterproject springen. Bovendien leeft de misvatting dat het spreiden van activiteiten over een langere periode goedkoper is en tot betere kwaliteit leidt. Wij draaien dit om: onder gerichte druk, met focus en tempo, worden juist de beste resultaten behaald.

Traditioneel projectdenken
Organisaties zitten vast in een sequentiële aanpak: eerst de huidige situatie in beeld, dan analyse, dan ontwerp, en pas daarna implementatie. Met als gevolg langere doorlooptijden doordat gewacht moet worden tot de analyseresultaten om te kunnen starten met verbeteringen.

In de praktijk zien we dat langere doorlooptijden kunnen leiden tot verlies van focus, afnemende betrokkenheid en een vervagende urgentie, waardoor het uiteindelijke resultaat minder sterk uitvalt.

Menselijke energielek
De ervaring leert dat het uitsmeren van activiteiten over een langere periode uiteindelijk leidt tot een lagere motivatie bij medewerkers. Doordat er telkens veel tijd zit tussen de sessies, moeten mensen steeds opnieuw in de inhoud duiken, wat energie kost en frustrerend kan zijn.

Daarnaast neemt de ‘change readiness’ af bij trajecten die blijven doorsudderen, omdat de kick van voortgang of successen ontbreekt en resultaten te lang uitblijven. Hierdoor voelt het traject minder urgent en wordt het moeilijker om betrokkenheid en daadkracht vast te houden.

Ook zien we organisaties die streven naar perfectie en wachten tot elke analyse volledig is uitgediept. Dit leidt tot analyseverlamming en stilstand.

Het alternatief: Een springplank via pressure cooking

Omdat de oorzaken vooral te maken hebben met versnippering en een gebrek aan focus, werkt een kort‑cyclische aanpak beter. Wij stellen daarom pressure cooking voor: een compacte, intensieve week waarin de belangrijkste analyse‑ en ontwerpelementen worden gecombineerd.

Dit vormt de springplank voor het traject: een vliegende start die direct richting geeft aan implementatie. De springplank is een kort, gefocust voortraject van één tot twee weken waarin teams:

• De huidige processen ontwerpen, inclusief proces-walk (de zogenoemde Gemba walk)
• De bottlenecks en verbeterpunten identificeren
• De gewenste processen ontwerpen
• De veranderagenda opstellen

Tijdens de pressure cooking hanteren we een open-deur policy. Naast management, proceseigenaren, key-users en medewerkers die betrokken zijn bij de sessies, staat de deur open voor andere nieuwsgierigen. Dit moet gestimuleerd worden om zo een brede groep aan te haken.

Het resultaat is een vertrekpunt waarmee verbetering kan starten. De druk staat erop, de energie is hoog en teams ervaren binnen dagen al voortgang.

Hoe werkt de ‘pressure cooking’ in de praktijk?

Voorbereiding
In de voorbereiding bepalen we het doel en de ‘waarom’ van het project. Daarbij stellen we het bedrijfsprocesmodel op en prioriteren we de processen om op te pakken; niet alles kan in een korte tijd. We organiseren een kick-off met de proceseigenaren en de key-users om het onderwerp te introduceren.

Huidige processen ontwerpen
In één week voeren we tijdens de pressure cooking week samen met experts uit de organisatie de volgende activiteiten uit:

• Met key-users ontwerpen we het huidige proces aan de hand van de brownpaper‑methode. De output van deze stap is een procesontwerp waarin processtappen, applicaties, datastromen en knelpunten zijn vastgelegd.
• In een Gemba walk valideren we het proces op de werkvloer. De Gemba walk biedt de mogelijkheid om andere betrokkenen te spreken en in de praktijk te ervaren hoe het proces daadwerkelijk verloopt. Zo voorkomen we ook dat de aansluiting met de praktijk verloren gaat.
• Vervolgens de bottleneckanalyse: terug in de vergaderzaal bespreken we de opgehaalde bottlenecks en bepalen we samen met de groep waar het verbeterpotentieel binnen het proces ligt. De output is een geprioriteerde lijst met issues om op te pakken. Deze vormt directe input voor de implementatiefase.

Gewenste processen ontwerpen
Op basis van de inzichten uit het huidige proces, de Gemba walk en de bottleneckanalyse, ontwerpen we samen het gewenste proces. Dit procesontwerp is richtinggevend voor de implementatiefase en biedt handvatten voor prioritering en planning van de verbeteringen.

Veranderagenda
Tot slot kan op grond van bovengenoemde analyses de veranderagenda opgesteld worden. Dit geeft inzicht in welke elementen van dit proces verbeterd moeten worden, en wat hierin de volgorde is.

Per proces worden deze stappen doorlopen. Deze analyses vormen het vertrekpunt om te starten met de verbeteringen en de implementatie. De totale uitkomst is zodoende een analyse hoe je organisatie presteert, met een ontwerp van de gewenste situatie en de elementen om te verbeteren

Het resultaat: Snelheid, focus en impact

Dankzij de pressure cooking-week ontstaat tempo en scherpte in het procesherontwerptraject. Zo kom je in korte tijd tot concrete resultaten:

• Analyse en herontwerp: In één periode wordt de huidige situatie geanalyseerd en vertaald naar een herontwerp, zonder versnippering over meerdere weken of sessies.

• Richting voor implementatie: Besluiten worden in de week zelf genomen, waardoor er een richting ontstaat voor de implementatiefase.

• Betrokkenheid en motivatie; Door samenwerking ontstaat eigenaarschap bij inhoudelijke experts en de druk werkt motiverend.

• Mogelijkheid om snel bij te sturen: Doordat ontwerp en validatie dicht op elkaar zitten, kunnen aannames en keuzes worden getoetst en aangescherpt.

• Een kickstart van de verandering: De pressure cooking week fungeert als katalysator: de verandering wordt in gang gezet.

Een belangrijke randvoorwaarde voor succes is leiderschap dat de urgentie voelt, actief betrokken is, commitment geeft door zijnresulteert medewerkers vrij te spelen en openstaat voor nieuwe manieren van werken. Dit is essentieel om de focus te behouden.

Conclusie

Een procesherontwerptraject komt tot leven tijdens een pressure cooking week. De resultaten van een week intensief samenwerken zijn zichtbaar: de energie in het team is hoog en er ontstaat momentum voor de volgende stappen.

Door analyse, ontwerp en besluitvorming te bundelen in deze periode ontstaat een springplank naar implementatie. Dit komt het tempo en de kwaliteit van het gehele procesherontwerptraject ten goede.