Consultancy
Aanleiding
De Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) wilde haar jaarplannen verbeteren. De bestaande plannen waren vaak omvangrijk en misten concrete acties en meetbare resultaten. Dit maakte het lastig om doelgericht te sturen. Robert Willemars, directeur Financiën, Kwaliteit & Control, zocht naar een manier om de Planning & Control-cyclus te versterken en de samenwerking tussen onderwijs en bedrijfsvoering te verbeteren. Een compact en uniform format was daarbij essentieel.
Binnen HKU werkten 25 organisatie-eenheden met eigen jaarplannen, die sterk verschilden in opzet en inhoud. Er ontbrak een gedeelde structuur, waardoor het lastig was om voortgang te monitoren of gezamenlijke doelen te formuleren. De plannen waren vaak te breed en niet actiegericht. HKU had behoefte aan een model dat de dialoog tussen afdelingen stimuleert en zorgt voor meer focus, uniformiteit en concrete acties binnen de jaarplannen.
A3-methodiek
Samen met BPM Consult koos HKU voor de A3-jaarplanmethodiek. Deze aanpak biedt een compact format waarin doelen, acties en resultaten overzichtelijk worden vastgelegd. De methodiek sluit aan op het instellingsplan van HKU en maakt het mogelijk om beleidsaccenten jaarlijks te vertalen naar concrete plannen per eenheid. Dit bevordert de samenhang tussen onderwijs en ondersteunende diensten. De A3-structuur helpt bij het formuleren van meetbare en haalbare doelstellingen.
HKU organiseerde dialoogsessies met het management van elke eenheid. Tijdens deze sessies werden beleidsaccenten vertaald naar concrete acties en resultaten voor het komende collegejaar. Alle eenheden stelden vervolgens een A3-jaarplan op. Deze uniforme aanpak maakte het mogelijk om de voortgang van doelen gedurende het jaar actief te volgen en bij te sturen waar nodig. BPM Consult begeleidde het proces en zorgde voor draagvlak binnen de organisatie.
Resultaten
De invoering van de A3-methodiek leidde tot meer focus, overzicht en eigenaarschap binnen de jaarplannen. Elke eenheid beschikt nu over een helder plan met meetbare doelen en acties. Dit maakt het mogelijk om gericht te sturen op voortgang. De dialoog over doelen is verbeterd en de samenhang tussen onderwijs en bedrijfsvoering is versterkt. HKU ervaart meer grip op de uitvoering en betere aansluiting op strategische doelen.
Robert Willemars merkt dat de nieuwe aanpak effect heeft: “Het gezamenlijke doel zit nu veel meer in de hoofden van mensen. Dit brengt de organisatie in beweging.” De jaarplannen zijn niet langer een verplicht document, maar een actief sturingsmiddel. De verbeterde Planning & Control-cyclus draagt bij aan betere samenwerking en meer resultaatgericht werken binnen HKU. De methodiek stimuleert eigenaarschap en maakt voortgang zichtbaar en bespreekbaar.
Verankering
De A3-methodiek is inmiddels structureel onderdeel van de jaarplancyclus bij HKU. De organisatie blijft jaarlijks werken met deze aanpak, waarbij beleidsaccenten steeds opnieuw worden vertaald naar concrete acties. De methodiek biedt ruimte voor maatwerk per eenheid, maar zorgt tegelijk voor een gedeeld kader en taal. Dit versterkt de strategische sturing op alle niveaus. HKU heeft hiermee een duurzaam fundament gelegd voor resultaatgericht werken.
Met de invoering van de A3-jaarplannen heeft HKU een belangrijke stap gezet in het verbeteren van haar Planning & Control. De samenwerking met BPM Consult leverde een praktische en gedragen aanpak op. De organisatie is nu beter in staat om doelen te formuleren, voortgang te monitoren en samen te werken aan onderwijs van hoge kwaliteit. HKU blijft de methodiek doorontwikkelen en verankeren in haar werkwijze.
