Consultancy
Het ConcernTeam Digitalisering van de gemeente Rotterdam heeft samen met BPM Consult gewerkt aan het inzichtelijk maken van de voordelen van datagedreven werken.
Digitalisering speelt een belangrijke rol in de dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente Rotterdam. Het ConcernTeam Digitalisering vervult hierin een regierol: het team ontwikkelt beleid, stelt kaders op en helpt afdelingen om digitalisering effectief, veilig en toekomstbestendig in te zetten. Daarmee ondersteunt het team de hele gemeentelijke organisatie in haar digitale transformatieambities.
Een van de doelstellingen van het ConcernTeam Digitalisering is het stimuleren van datagedreven werken binnen de organisatie.
Om de meerwaarde voor de eigen organisatie en de maatschappelijke opbrengst inzichtelijk te maken, gaf het ConcernTeam Digitalisering BPM Consult een concrete opdracht: selecteer een proces, breng binnen de keten in kaart welke voordelen kunnen worden gerealiseerd met behulp van datagedreven werken en maak daarnaast inzichtelijk wat hiervoor nodig is.
“Samen met het ConcernTeam Digitalisering hebben we het verlenen van bouwvergunningen uitgekozen als voorbeeldproces”, zegt Willem Spronk, senior consultant bij BPM Consult en projectleider van dit project. “Dit proces leent zich goed voor doorontwikkeling op het gebied van datagedreven werken, omdat het wordt gekenmerkt door intensieve informatie-uitwisseling en samenwerking met diverse partijen.”
Het verlenen van bouwvergunningen
Het verlenen van bouwvergunningen is een complex proces. Het begint met de indiening van een vergunningaanvraag, waarna de gemeente de aanvraag beoordeelt en toetst aan het bouwplan en de geldende wet- en regelgeving, zoals het omgevingsplan, het Besluit bouwwerken leefomgeving en andere relevante voorschriften.
Afhankelijk van de aard en complexiteit van de aanvraag worden vervolgens verschillende inhoudelijke beoordelingen uitgevoerd. Binnen de gemeente werken hierbij diverse adviesteams samen, zoals Vergunningverlening, Welstand, Brandpreventiecontrole, de Bebouwingscommissie en Mobiliteit. Het eindresultaat is een besluit over het al dan niet verlenen van de vergunning.
Ook buiten de gemeente zijn tal van partijen betrokken, waaronder aanvragers en ketenpartners zoals waterschappen, veiligheidsregio’s en de provincie.
“Alle partijen in de keten hebben hun eigen belangen, verantwoordelijkheden en wettelijke taken. Goede afstemming is daarom essentieel om te zorgen voor een zorgvuldig, transparant en rechtmatig vergunningproces”, aldus Spronk.
Het project
BPM Consult leidde samen met de Strategisch Adviseur Data & Algoritmisering en de Coördinator Informatiemanagement een project dat het proces end-to-end heeft geanalyseerd, met een focus op informatie-uitwisseling tussen partijen en de benodigde data. Met behulp van process mining zijn inzichten ontwikkeld in knelpunten, datagebruik, processtatussen, doorlooptijden en meer.
“De opgedane inzichten hebben we vertaald naar concrete verbeteracties en gebundeld in een roadmap die richting geeft aan de uitvoering”, zegt Spronk.
Het vervolg
Door de analyse en de roadmap heeft de gemeente nu een beter beeld van de voordelen van datagedreven werken. Spronk: “Het laat aan afdelingen en proceseigenaren binnen de gemeente zien hoe inzicht in ketenbrede informatiebehoeften en het gebruik van data kan bijdragen aan het verhogen van de volwassenheid van datagedreven werken. En dat leidt op zijn beurt tot nieuwe inzichten, slimmere processen en efficiëntere werkwijzen.”
Het zorgvuldig analyseren van een proces en het identificeren van betrokken partijen, hun rol en hun input en output, vormt bovendien een krachtige manier om een gedeeld beeld van het proces te creëren en de positie ervan binnen de waardeketen te begrijpen.
“Onze voorbeeldcase laat zien dat dit een goede stap is in het professionaliseren van datagedreven werken én in het bouwen van een brug tussen strategie en uitvoering”, sluit Spronk af.
