Consultancy
Aanleiding
In 2015 fuseerden VTL, Gezond Transport en FUWA wegvervoer tot het Sectorinstituut Transport & Logistiek (STL). Deze fusie bracht verschillende organisatieculturen en werkwijzen samen, wat leidde tot onduidelijkheid en afstand tussen medewerkers. De directie besloot daarom de processen opnieuw in te richten om structuur te creëren en de samenwerking te verbeteren. BPM Consult werd ingeschakeld om dit traject te begeleiden en de organisatie tactisch te versterken.
De fusie bracht veel onzekerheid met zich mee: onduidelijke arbeidsvoorwaarden, uiteenlopende werkwijzen en een gebrek aan onderlinge interactie. De processen van de voormalige organisaties verschilden sterk. Sommige waren gedocumenteerd, andere niet. Dit leidde tot inefficiëntie en frustratie. STL wilde haar processen uniformeren en optimaliseren, met als doel een efficiëntere organisatie en betere samenwerking tussen afdelingen. De herinrichting moest rust, duidelijkheid en vertrouwen brengen binnen de nieuwe organisatie.
Herontwerp
STL startte met ontwerpsessies voor alle operationele processen. Medewerkers kregen hierin de ruimte om hun huidige werkwijze te beschrijven en verbeterideeën aan te dragen. Deze aanpak zorgde voor betrokkenheid en waardevolle input vanaf de werkvloer. BPM Consult faciliteerde deze sessies en hielp bij het vastleggen van de gewenste toekomstige processen. De focus lag op eenvoud, efficiëntie en draagvlak, met als doel een toekomstbestendige inrichting van de organisatie.
De herontworpen processen werden besproken met de proceseigenaren. Vervolgens begon de implementatie op de werkvloer. STL koos voor een gefaseerde aanpak: eerst uitvoeren zoals afgesproken, daarna evalueren en bijstellen. Door mutaties in het management verliep de implementatie niet overal even snel. STL erkende dat procesverandering ook gedragsverandering vereist en dat dit tijd en sturing vraagt. De uitdaging lag in het daadwerkelijk laten leven van de nieuwe werkwijze.
Resultaten
De processen zijn meer gaan leven binnen de organisatie. Medewerkers begrijpen beter wat collega’s doen en denken meer in ketens dan in silo’s. Dit heeft geleid tot meer samenwerking en inzicht. “Er zijn een paar slimme gasten die ons kunnen helpen onze organisatie slim in te richten,” aldus Danny van Soest. De sfeer in het project was positief en het ondersteunende systeem QPR werd goed ingericht en geaccepteerd.
De aanpak van BPM Consult creëerde draagvlak op alle niveaus. De interactie en het meedenken werden gewaardeerd. Wel gaf STL aan dat het tempo hoger had gekund. Een jaar na de start werkte men nog niet volledig volgens de nieuwe processen. Toch is de basis gelegd voor verdere verbetering. De organisatie is zich bewuster geworden van het belang van procesgericht werken en het betrekken van medewerkers bij verandering.
Continu verbeteren
STL werkt aan verdere stroomlijning van processen, met name binnen Operations. Er is nog veel variatie in werkwijze. Ook IT speelt hierin een rol: het aantal systemen wordt teruggebracht en er wordt gezocht naar één pakket dat meerdere functies kan overnemen. De keuze tussen maatwerk of procesaanpassing is hierin cruciaal. De komende periode staat in het teken van afronding van de implementatie en borging van de werkwijze.
De toekomst van STL ligt in een cultuur van continu verbeteren. De organisatie wil medewerkers blijven uitdagen om processen slimmer in te richten en op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. De markt verandert snel, met onder andere een toenemende vergrijzing. STL wil hierop inspelen met instroomtrajecten en het thema gezondheid. De basis is gelegd, nu is het zaak om door te pakken en te blijven vernieuwen.
