Consultancy
Aanleiding
In 2018 startte Vitens een grote verandering binnen Portfolio Management. Met een nieuw ERP-systeem en de ambitie om prestatiegericht te werken, werd de organisatie fundamenteel heringericht. Het doel: geplande prestaties daadwerkelijk realiseren en investeringen beter prioriteren. Door systemen en processen te integreren, ontstond één waarheid binnen SAP. Anton Rottier en Christian de Wilde vertellen hoe deze transformatie bijdraagt aan betere besluitvorming in de hele keten.
Anton en Christian geven leiding aan Portfolio Management & Reporting bij Vitens. Hun team beheert het investeringsplan, monitort doelstellingen en adviseert over bijsturing. Voorheen werd vooral op budget gerapporteerd. Nu ligt de focus op prestaties. Door integrale sturing weten ze welke projecten aan KPI’s bijdragen. De overgang van Excel- en deelsystemen naar één SAP-omgeving was essentieel voor overzicht, sturing en het verbeteren van de totale informatievoorziening.
Inzicht
Het project werd iteratief aangepakt. Eerst werd het droomproces uitgetekend, daarna aangepast aan de systeemeisen. Processen en toolontwikkeling liepen parallel. Via brownpapersessies en SAP-workshops werd het functioneel ontwerp getoetst en gebouwd. Key-users testten de software, waarna implementatie per domein plaatsvond. Met deze aanpak combineerde Vitens proces- én systeemimplementatie, wat leidde tot betere afstemming tussen afdelingen. De livegang werd telkens begeleid met actieve ondersteuning en duidelijke communicatie.
De nieuwe werkwijze leidde tot meer overzicht en beter inzicht. SAP bevat nu alle relevante data, waardoor er een helder beeld ontstaat van gerealiseerde en geplande projecten. Zowel achteruit als vooruitkijken is mogelijk. Investeringen kunnen nu gestructureerd worden geprioriteerd. KPI’s zijn gekoppeld aan prestaties, en die inzichten worden actief gebruikt. De organisatie denkt minder in budgetten en meer in concrete resultaten en doelstellingen.
Keten
De prestatiegerichte mindset dringt steeds verder door in de organisatie. Teams stellen kritische vragen over de impact van projecten op KPI’s. Portfolio Management wordt zichtbaarder en gewaardeerd. Tegelijkertijd groeit het besef dat goede keuzes belangrijker worden, gezien de uitdagingen rond klimaatverandering en arbeidsmarktkrapte. Het project heeft geleid tot bewustere besluitvorming. De kracht van Portfolio Management komt nu echt tot zijn recht binnen Vitens.
Omdat processen én systemen veranderden, was verandermanagement essentieel. Trainingen besteedden slechts 20% aan knoppen, en 80% aan het nieuwe procesdenken. Medewerkers leerden integraal kijken en presteren als geheel. Diverse communicatievormen zoals video’s, strips en games zorgden voor begrip. De technologische organisatie werd verrast door de effectiviteit van creatieve communicatie. Door de eindgebruiker centraal te stellen, werden processen beter begrepen en sneller geaccepteerd in de praktijk.
Doorwerking
Vitens is trots op de communicatie-aanpak en de snelheid waarmee achterstand werd ingehaald. Binnen korte tijd zijn tastbare tools ontwikkeld die herbruikbaar zijn voor onboarding en kennisdeling. Het team werkte intensief samen met BPM Consult om dit voor elkaar te krijgen. Door aanpakken, vragen stellen en bouwen aan draagvlak is Vitens nu weer op koers en klaar voor verdere optimalisatie van processen.
In de toekomst wil Vitens vooral het bestaande goed benutten. De focus ligt op datakwaliteit, optimale rapportages en betrouwbare prognoses. Lessen uit het project zijn helder: iteratief werken, gebruikers vroeg betrekken en prestatiegericht denken centraal stellen. De samenwerking met BPM Consult wordt als hands-on en betrokken ervaren. Dankzij deze benadering heeft Vitens nu een stevig fundament voor betere besluitvorming en effectieve portfoliosturing in de toekomst.
