Consultancy
Procesbewustzijn
Tijdens een training Procesmanagement ontstond bij Empatec de wens om procesgerichter te werken. Naast het voldoen aan de nieuwe ISO-9001 norm wilde de organisatie ook haar interne processen beter structureren. De training vormde het startpunt voor een traject met BPM Consult, gericht op het ontwikkelen van een organisatiebrede procesarchitectuur. Daarbij werd de werkvloer actief betrokken, om draagvlak te creëren en processen beter aan te laten sluiten op de praktijk.
Empatec had behoefte aan meer inzicht in verantwoordelijkheden en het procesverloop binnen haar zes vakbedrijven. De bestaande werkwijze was onvoldoende transparant en miste draagvlak. Kwaliteit werd vooral gezien als de taak van de KAM-coördinator, terwijl de organisatie juist wilde dat medewerkers zelf verantwoordelijkheid gingen nemen voor hun processen en verbeteringen. Het vergroten van eigenaarschap en betrokkenheid was daarbij een belangrijk uitgangspunt voor de gewenste verandering.
Eigenaarschap
Samen met alle vakbedrijven stelde Empatec een bedrijfsprocesmodel op. Daarna werden de processen van ISO-gecertificeerde vakbedrijven in één dag visueel gemaakt, inclusief terugkoppeling en verbeterpunten. Documenten uit het oude systeem zijn kritisch beoordeeld en gekoppeld aan de nieuwe processen. Medewerkers leerden zelf Visio-schema’s bewerken, waardoor het beheer nu bij de vakbedrijven ligt. Dit vergrootte eigenaarschap en maakt het mogelijk om processen zelfstandig actueel te houden en te verbeteren.
De procesarchitectuur werd geïntegreerd in het kwaliteitsmanagementsysteem. Documenten zijn digitaal gekoppeld aan procesactiviteiten en voor iedereen toegankelijk. Deze aanpak zorgde ervoor dat medewerkers zelf eigenaar werden van hun processen. Het eigenaarschap en de transparantie droegen bij aan een sterke kwaliteitscultuur. De certificeerder was onder de indruk en noemde de inrichting van Empatec uitzonderlijk professioneel: “Dit lijkt wel een hightechbedrijf,” was zijn veelzeggende reactie.
Doorwerking
Empatec behoudt haar ISO-9001 certificering en beschikt nu over een samenhangende procesarchitectuur. De processen zijn zichtbaar op de werkvloer en worden actief gebruikt. Medewerkers werken met actielijsten om continu verbeteringen door te voeren. Eén leidinggevende omschreef het concept Horizontaal Organiseren zelfs als een “utopia-moment”. De maandelijkse zelfscan helpt vakbedrijven om hun voortgang te bepalen en gericht te sturen op verdere professionalisering en procesverbetering.
Niet-gecertificeerde vakbedrijven tonen nu ook interesse in procesinrichting. Klachten ontstaan vaak door het niet volgen van processen, wat het belang en de kwaliteit van de vastgelegde werkwijzen onderstreept. De aanpak draagt bij aan betere producten en een prettigere werkomgeving. Inmiddels zijn ook de processen van Dienstverlening in kaart gebracht, en staat het vakbedrijf de Kas als volgende op de planning voor procesvisualisatie en verbetering.
Verdieping
Empatec wil nu ook de ondersteunende processen oppakken en risico’s koppelen aan specifieke processtappen. Dit moet bijdragen aan een veilige werkplek en een hoge productkwaliteit. Tegelijk werkt de organisatie aan heldere communicatie richting de werkvloer, zodat processen ook voor uitvoerende medewerkers begrijpelijk en toegankelijk zijn. Zo wordt procesgericht werken verder verdiept en verbreed binnen alle lagen van de organisatie.
Reino de Boer kijkt tevreden terug op het project. De procesontwerp-sessies boden niet alleen inzicht, maar gaven ook energie. Door iedereen te betrekken ontstond duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden. BPM Consult begeleidde de sessies op een manier die ook aansloot bij medewerkers die normaal buiten werken. De volgende stap is het visualiseren van processen voor laaggeletterde medewerkers, bijvoorbeeld met filmpjes, om zo de toegankelijkheid verder te vergroten.
