Consultancy
Aanleiding
De gemeente Nijmegen wilde gegevensmanagement structureel verbeteren. Door toenemende digitalisering groeide de hoeveelheid data, maar de samenhang ontbrak. De ambitie was om basisregistraties te integreren en gegevens bruikbaar te maken voor interne en externe gebruikers. Vanuit een bestaande visie op gegevensmanagement werd een Proof of Concept (PoC) gestart om een geschikte tool te selecteren en het fundament te leggen voor een samenhangend stelsel.
De gekozen tool vereiste complexe koppelingen en brede betrokkenheid binnen de gemeente. De PoC-fase, bedoeld als verkenning, liep uit tot bijna een jaar. Technische en organisatorische obstakels vertraagden het proces. Interne verschillen in verwachtingen en externe afhankelijkheden, zoals de regionale ICT-organisatie, maakten het lastig om voortgang te boeken. De focus op één tool bleek te beperkend en leidde tot interne twijfel over het vervolg.
Koerswijziging
Tijdens de PoC-fase heeft BPM Consult ondersteuning geboden bij het structureren van vragen, het afstemmen met de leverancier en het opstellen van een scoretabel. Deze aanpak bood houvast om de tool objectief te beoordelen. Ondanks de inspanning bleek de gekozen oplossing onvoldoende passend. De PoC leverde waardevolle inzichten op, maar ook teleurstelling: standaardoplossingen vereisten alsnog maatwerk, wat kosten en complexiteit verhoogde.
Na beëindiging van de samenwerking met de leverancier besloot de gemeente zelfstandig verder te gaan. De focus verschoof naar praktische samenwerking tussen afdelingen zoals BAG, WOZ en BGT. BPM Consult werd opnieuw betrokken om het vervolgtraject te begeleiden. De opgedane kennis uit de PoC bood een vliegende start. Werkgroepen werken nu zelfstandig aan koppelingen en procesafstemming, met meer eigenaarschap en betrokkenheid vanuit de organisatie.
Versterking
Hoewel de tool niet werd aangeschaft, leverde het traject waardevolle inzichten op. De gemeente ontdekte dat samenwerking tussen afdelingen cruciaal is voor gegevensmanagement. De PoC bracht ook aan het licht waar dubbele werkzaamheden plaatsvinden. Agethe Derkse: “Gebruikers willen nu zelf aan de slag met koppelingen. Ze zien de meerwaarde.” De opgedane ervaring helpt om het vervolgtraject
De aanpak van BPM Consult wordt gewaardeerd vanwege hun betrokkenheid en procesgerichte ondersteuning. Hun visuele en efficiënte werkwijze inspireert de gemeente om dit zelf ook beter te beheersen. De samenwerking wordt ervaren als gelijkwaardig en constructief. Derkse: “Niet een stel wijsneuzen die een kunstje komen doen, maar samen verantwoordelijk zijn.” Deze houding draagt bij aan draagvlak en motivatie binnen de organisatie.
Doorontwikkeling
De gemeente werkt toe naar een samenhangende objectregistratie in 2025. Het doel is dat bij een klik op een pand alle gekoppelde informatie zichtbaar is. Hiervoor is afstemming tussen registraties essentieel. Wetgeving vormt nog een belemmering, maar de urgentie groeit. Burgers hebben steeds meer toegang tot gegevens en signaleren sneller fouten. Dit vraagt om betere integratie en datakwaliteit om bezwaarprocedures te voorkomen.
De gemeente kiest nu voor kleinere, inhoudelijke deelprojecten met directe meerwaarde. De oorspronkelijke projectgroep is losgelaten. Werkgroepen leveren op en toetsen dit aan het grotere geheel. Derkse: “Ik zou opnieuw kiezen voor een PoC, maar niet als enige focus.” De lessen uit het traject worden nu benut om gegevensmanagement werkbaar te maken. De aanpak is realistischer, met meer aandacht voor draagvlak en praktische uitvoerbaarheid.
