Consultancy
Digitaal dossier
RDOG Hollands Midden wilde haar jeugdgezondheidszorg moderniseren. De bestaande werkwijze met papieren dossiers voldeed niet meer aan de eisen van deze tijd. Er was behoefte aan een systeem dat beter aansloot op de digitale leefwereld van ouders en kinderen. Tegelijkertijd moest het systeem efficiënter werken voor professionals. De organisatie wilde inspelen op maatschappelijke veranderingen en technologische ontwikkelingen, en zo de kwaliteit van zorg verbeteren.
De overstap naar een digitaal dossier was noodzakelijk, maar complex. RDOG moest rekening houden met uiteenlopende gebruikerswensen, bestaande processen en de noodzaak tot snelle implementatie. Tegelijkertijd wilde men de kwaliteit van zorg behouden en verbeteren. De uitdaging lag in het herontwerpen van processen en het creëren van draagvlak onder medewerkers, terwijl de dienstverlening aan gezinnen ononderbroken moest doorgaan. Dit vereiste een zorgvuldige en goed begeleide aanpak.
Implementatie
BPM Consult begeleidde RDOG bij het herontwerpen van de werkprocessen rondom het nieuwe digitale dossier. Samen met de projectgroep werd gekeken naar de optimale inrichting van het systeem, waarbij functionaliteit en gebruiksgemak centraal stonden. Medewerkers werden actief betrokken bij het ontwerp, zodat het systeem goed aansloot op de dagelijkse praktijk. Deze participatieve aanpak zorgde voor draagvlak en een soepele overgang naar de nieuwe werkwijze.
De implementatie verliep in een strak tempo. Binnen korte tijd werd het digitale dossier uitgerold onder alle medewerkers. Trainingen en ondersteuning zorgden ervoor dat iedereen snel vertrouwd raakte met het nieuwe systeem. Door de inzet van zelforganiserende teams kon RDOG flexibel inspelen op vragen en knelpunten tijdens de uitrol. De samenwerking tussen BPM Consult en RDOG verliep intensief, met een duidelijke focus op resultaat.
Resultaat
Het digitale dossier is succesvol geïmplementeerd en wordt breed gebruikt binnen de jeugdgezondheidszorg. Medewerkers ervaren meer overzicht en kunnen efficiënter werken. Ouders worden beter ondersteund en krijgen sneller inzicht in de zorg voor hun kinderen. De overstap heeft geleid tot meer regie bij gezinnen en een betere aansluiting op hun behoeften. De nieuwe werkwijze draagt bij aan een hogere kwaliteit van dienstverlening en betere samenwerking.
Jolanda Gijzenberg, werkzaam bij RDOG, zegt hierover: “Het nieuwe dossier geeft ons daadkracht en inzicht. We kunnen nu beter sturen op cijfers en sneller schakelen in de zorg.” De verandering heeft niet alleen geleid tot betere processen, maar ook tot een cultuurverandering binnen teams. Medewerkers voelen zich verantwoordelijker, werken effectiever samen en ervaren meer eigenaarschap over hun werk en resultaten.
Zelforganisatie
De invoering van het digitale dossier heeft de beweging naar zelforganiserende teams versterkt. Teams krijgen meer verantwoordelijkheid en bepalen zelf waar ze hun accenten leggen. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en flexibiliteit. RDOG ziet dat deze manier van werken leidt tot betere zorgresultaten en meer tevredenheid onder medewerkers. De organisatie blijft deze werkwijze stimuleren en verder ontwikkelen binnen alle onderdelen van de jeugdgezondheidszorg.
De succesvolle implementatie van het digitale dossier is een voorbeeld van hoe technologische vernieuwing hand in hand kan gaan met procesverbetering en cultuurverandering. RDOG blijft investeren in datagedreven en procesgericht werken, met als doel om de zorg voor jeugd en gezin continu te verbeteren. De samenwerking met BPM Consult heeft hierbij een belangrijke rol gespeeld en vormt de basis voor verdere innovatie.
