Consultancy
Grip krijgen
Het Grafisch Lyceum Utrecht wilde het examenproces verbeteren ter voorbereiding op het nieuwe cursusjaar. De school zag kansen om de examinering beter te evalueren en te stroomlijnen. Door de groei van het aantal studenten en de complexiteit van het onderwijsaanbod ontstond behoefte aan meer grip op het proces. Een externe partij werd ingeschakeld om het proces in kaart te brengen en verbeteringen te realiseren.
De bestaande examenprocessen waren versnipperd en onvoldoende transparant. Verschillende afdelingen werkten met eigen werkwijzen, wat leidde tot inefficiënties en risico’s op fouten. De school wilde meer uniformiteit en inzicht in de uitvoering van examens. Ook was er behoefte aan een duidelijke rolverdeling en betere ondersteuning van medewerkers bij het uitvoeren van hun taken binnen het examenproces.
Nieuwe examenproces
BPM Consult startte met een grondige analyse van het bestaande examenproces. Samen met medewerkers van het Grafisch Lyceum Utrecht werden de stappen in kaart gebracht. Daarbij werd gekeken naar knelpunten, doublures en onduidelijkheden. Door interviews en werksessies ontstond een helder beeld van de huidige situatie. Dit vormde de basis voor het ontwerpen van een verbeterd en gestroomlijnd proces.
Op basis van de analyse ontwierp BPM Consult een nieuw examenproces met duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en processtappen. De nieuwe werkwijze werd visueel vastgelegd in een procesmodel. Dit model werd besproken en aangescherpt in interactieve sessies met betrokkenen. Vervolgens werd het proces geïmplementeerd en ondersteund met praktische hulpmiddelen, zoals checklists en formats voor examenplannen.
Resultaat
Het Grafisch Lyceum Utrecht beschikt nu over een eenduidig en transparant examenproces. Medewerkers weten beter wat er van hen verwacht wordt en kunnen efficiënter samenwerken. De kans op fouten is verkleind en de kwaliteit van de examinering is verbeterd. De school heeft meer grip op het proces en kan beter sturen op kwaliteit en tijdigheid van examens.
“Het nieuwe proces geeft ons rust en overzicht,” aldus een betrokken medewerker van het Grafisch Lyceum Utrecht. “We weten nu precies wie wat doet en wanneer. Dat maakt het werk niet alleen makkelijker, maar ook leuker.” De samenwerking met BPM Consult werd als prettig en professioneel ervaren. De aanpak sloot goed aan bij de cultuur van de school en leverde direct bruikbare resultaten op.
Borging
Om het nieuwe proces duurzaam te verankeren, ontwikkelde BPM Consult samen met de school een plan voor borging. Dit omvatte onder meer het trainen van medewerkers, het vastleggen van afspraken en het inrichten van een periodieke evaluatie. Zo blijft het proces actueel en kan het worden aangepast aan toekomstige ontwikkelingen. De school blijft eigenaar van het proces en kan zelfstandig verbeteringen doorvoeren.
Het traject met BPM Consult heeft het Grafisch Lyceum Utrecht geholpen om het examenproces structureel te verbeteren. De school kijkt met vertrouwen naar de toekomst en wil de opgedane inzichten ook toepassen op andere processen. De samenwerking heeft niet alleen geleid tot een beter proces, maar ook tot meer bewustzijn over het belang van procesgericht werken binnen het onderwijs.
