Consultancy
Aanleiding
In 2015 besloot Hogeschool Utrecht (HU) haar ondersteunende diensten te centraliseren. Het College van Bestuur wilde hiermee zowel de kwaliteit verbeteren als kosten reduceren. Binnen het programma Transitie Onderwijslogistiek (TOL) werd het procesdomein Stage en Afstuderen als cruciaal aangemerkt. De versnipperde organisatie van deze processen vroeg om een integrale herziening en een HU-brede aanpak, met focus op standaardisatie en betere informatievoorziening.
De processen rondom stage en afstuderen verschilden sterk per opleiding. Sommige opleidingen besteedden de helft van het curriculum aan praktijkleren, terwijl andere vooral theoretisch waren ingericht. Door het ontbreken van standaardisatie en centrale systemen ontstonden inefficiënties, onduidelijkheden en extra werkdruk. De uitdaging was om deze processen te harmoniseren zonder de diversiteit van opleidingen uit het oog te verliezen, en tegelijkertijd kosten te reduceren en kwaliteit te verhogen.
Procesharmonisatie
BPM Consult werd gevraagd om te ondersteunen bij het herontwerpen van de processen. In workshops met onderwijs en praktijkbureaus werden HU-brede processen opgesteld. Per faculteit werden afwijkingen in kaart gebracht en waar mogelijk gestandaardiseerd. Voor noodzakelijke verschillen werd maatwerk geleverd. Dit resulteerde in een gedragen ontwerp dat ruimte bood voor zowel uniformiteit als flexibiliteit. De grootste uitdaging was het creëren van één ontwerp voor ruim 115 opleidingen.
Om de nieuwe processen te ondersteunen, werd het systeem OnStage HU-breed geïmplementeerd. In een trapsgewijze aanpak testten en implementeerden circa 300 medewerkers en docenten het systeem per faculteit. Daarnaast werd de sollicitatieportal Careerzone ingericht, waarmee studenten zelfstandig hun stageproces kunnen doorlopen. Docenten kregen hiermee volledig inzicht in de voortgang en communicatie van studenten. De tevredenheidsdoelstellingen voor zowel studenten als docenten zijn hiermee succesvol behaald.
Resultaten
De doelstellingen zijn behaald: 20% kostenreductie en een kwaliteitsverbetering. Processen zijn geautomatiseerd, gegevens worden niet meer dubbel geregistreerd en dossiers zijn compleet. Studenten en docenten hebben realtime inzicht in de voortgang. Hierdoor kunnen vertragingen sneller worden gesignaleerd en aangepakt. Medewerkers kunnen elkaars werk overnemen, wat de inzetbaarheid en samenwerking versterkt. De transparantie en accreditatie-eisen zijn sterk verbeterd dankzij de uniforme werkwijze en centrale systemen.
“Het was spannend om zeven projecten én een reductie tegelijk te realiseren,” aldus Sandra van Beek. “Maar ik ben trots op het team. Hun betrokkenheid bij het onderwijs is onze kracht.” Opleidingen tonen nu zelf initiatief om OnStage ook voor andere onderwijsprocessen te gebruiken, zoals minoren en exchangeprogramma’s. De centrale aanpak heeft geleid tot meer begrip, betere samenwerking en een efficiëntere inzet van medewerkers binnen het Praktijkbureau.
Zelforganisatie
De HU werkt toe naar volledig zelfsturende teams binnen het Praktijkbureau. Via weekstarts bespreken teams wekelijks verbeterpunten, klachten en capaciteitsvragen. Medewerkers verdelen zelf het werk en delen inzichten met andere locaties. Lean-methodieken ondersteunen deze ontwikkeling. De samenwerking met het onderwijs en het beroepenveld wordt steeds intensiever en vormt een belangrijk speerpunt voor de toekomst. De teams worden hechter en tonen steeds meer eigenaarschap in hun werk.
De komende jaren wil HU beter gebruik maken van de data uit OnStage. Met jaarlijks 36.000 studenten in het werkveld is er veel waardevolle informatie beschikbaar. Door deze informatie slimmer te benutten, kunnen onderwijs en praktijk beter op elkaar aansluiten. De ambitie is om het Praktijkbureau verder te ontwikkelen tot een proactieve, datagedreven partner in onderwijslogistiek. Er liggen nog veel kansen in het verbeteren van bereikbaarheid en informatiegebruik.
