Consultancy
Aanleiding
Het oorspronkelijke protocol voor gebiedsontwikkeling binnen de provincie Gelderland dateerde uit 2008 en bestond uit 30 pagina’s tekst. Medewerkers gaven aan dat ze het document niet meer gebruikten, maar wel handelden “in de geest van”. Er ontstond behoefte aan houvast zonder keurslijf. Vanuit de directie kwam de vraag om het protocol te actualiseren en toegankelijker te maken voor de praktijk.
Marc van Hemmen, programmamanager van Uitvoering Fysieke Opgaven (UFO), zag dat gebiedsontwikkeling vaak complex is door de veelheid aan betrokken partijen, uiteenlopende belangen en tegenstrijdige opgaven. Dit maakt het lastig om grip te houden op het proces. UFO wilde daarom een aanpak ontwikkelen die de opgebouwde kennis en ervaring bundelt, herkenbaar is voor alle medewerkers en tegelijkertijd voldoende ruimte biedt voor maatwerk per project en situatie.
Procesontwerp
De projectleiders van UFO startten met het visualiseren van het gebiedsontwikkelingsproces via een brown-paper sessie, waarbij post-its de rode draad vormden. Deze werd vervolgens breed getoetst onder alle medewerkers, wat leidde tot herkenning en consensus. Samen werd bepaald welke producten in welke fase nodig zijn en hoe ze eruitzien. Het resultaat was een gedeeld document dat de collectieve kennis tastbaar maakt en het proces voor iedereen inzichtelijk en toepasbaar houdt.
Na de inhoudelijke uitwerking is de conceptaanpak opnieuw breed gedeeld binnen het team. Tijdens interactieve sessies werd actief de dialoog gevoerd over de gekozen structuur, inhoud en toepasbaarheid. Dit zorgde ervoor dat iedereen zich kon herkennen in de aanpak en zich eraan kon verbinden. Het eindresultaat is een gedragen werkwijze die niet alleen het proces beschrijft, maar ook de gedeelde kennis en ervaring van het hele team borgt.
Resultaten
De geactualiseerde aanpak bestaat uit drie vormen: een praatkaart op A3-formaat, een boekje en een dynamisch ‘clickable’ document. De praatkaart maakt het complexe proces in één oogopslag inzichtelijk. Het boekje biedt een toegankelijke uitleg van UFO’s werkwijze. De clickable aanpak fungeert als leerinstrument waarin medewerkers productomschrijvingen, voorbeelden en tips kunnen toevoegen. Zo blijft de aanpak actueel en stimuleert de kennisdeling binnen en buiten het team.
“Het verplichtte ons om samen tot de kern te komen en dit resulteerde in een aanpak van ons allemaal, die ook voor buitenstaanders begrijpelijk is.” De aanpak helpt bij het maken van duidelijke afspraken en het structureren van het proces. Jaarlijkse evaluaties en bijdragen van vakgroepen houden de aanpak levend. Nieuwe thema’s, zoals omgevingsmanagement, worden toegevoegd. Dit versterkt samenwerking en zorgt voor bewuste keuzes in gebiedsontwikkeling.
Samenwerking
UFO wil zich blijven ontwikkelen binnen de kaders die door politiek en beleid worden bepaald. Tegelijkertijd wil het team blijvend bijdragen aan een leefbaar en toekomstbestendig Gelderland. De geactualiseerde aanpak ondersteunt dit door structuur te bieden zonder te beperken. Door het proces gezamenlijk te definiëren, ontstaat een gedeeld kader dat richting geeft én ruimte laat voor de inzet van individuele expertise, ervaring en maatwerk per project en situatie.
Marc van Hemmen benadrukt het belang van gezamenlijke ontwikkeling binnen UFO. “Het succes zat in het samen doen met alle 45 professionals.” Door samen te reflecteren op het werk en het proces ontstond betrokkenheid en eigenaarschap. Mensen praten graag over hun vak en delen hun ervaringen. Dat versterkt niet alleen de onderlinge band, maar leidt ook tot scherpere inzichten en een aanpak die echt gedragen wordt door het hele team.
