Consultancy
Aanleiding
De Universiteit Twente (UT) zag een sterke toename in het aantal internationale studenten. Om deze groei goed te kunnen faciliteren, besloot de universiteit de volledige keten rond internationale masterstudenten in kaart te brengen. Het doel was om inzicht te krijgen in alle stappen van werving tot uitschrijving, en om het proces toekomstbestendig te maken. BPM Consult werd gevraagd om dit analyse- en verbetertraject te begeleiden
De ambitie van de UT om in 2020 640 internationale masterstudenten te verwelkomen, vroeg om een gestructureerde aanpak. De bestaande processen waren versnipperd en onvoldoende afgestemd op de behoeften van internationale studenten. Door demografische ontwikkelingen en de noodzaak tot internationalisering moest de UT concurrerend blijven. Dit vereiste een helder overzicht van de keten en concrete verbeteracties om de instroom soepel te laten verlopen.
Procesinzicht
BPM Consult ondersteunde de UT bij het analyseren van de volledige internationaliseringsketen. Dit betrof onder meer werving, toelating, visa, huisvesting, introductie en begeleiding. De aanpak was participatief: medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie leverden input. De resultaten werden visueel weergegeven, wat hielp om het proces begrijpelijk en bespreekbaar te maken. Deze visualisatie bleek cruciaal voor draagvlak en bewustwording binnen de organisatie.
De analyse leidde tot concrete inzichten en een gedeeld beeld van het proces. De UT startte parallel een project rond internationale werving, inclusief convenanten, beurzen en een schakeljaar voor buitenlandse studenten. Ook werd gewerkt aan betere samenwerking tussen opleidingen en ondersteunende diensten. De Eligibility Check, een digitale zelftoets voor toelating, werd ontwikkeld. Acht vervolgprojecten werden gedefinieerd om verdere verbeteringen door te voeren.
Resultaten
De instroom van internationale masterstudenten steeg met ruim 50% ten opzichte van het voorgaande jaar, tot 470 studenten. De ambitie van 640 studenten in 2020 leek daarmee haalbaar. Het project leverde vooral overzicht en structuur op. “Mensen voelen zich serieus genomen en herkennen hun input in het eindresultaat,” aldus Sabien van Harten. De visuele weergave van het proces bleek een krachtig communicatiemiddel binnen de organisatie.
Hoewel studenten de verbeteringen nog niet direct merkten, veranderde de interne organisatie zichtbaar. Medewerkers gingen anders denken over hun rol in het proces en kwamen zelf met verbetervoorstellen. Het besef groeide dat internationale studenten baat hebben bij een consistente benadering. De UT kijkt nu meer vanuit het perspectief van de student, wat leidt tot betere afstemming en samenwerking tussen afdelingen.
Samenhang
De implementatie kende uitdagingen, zoals het tempo van interne opvolging. Toch bracht het project meer inzicht in de samenhang tussen knelpunten. De UT zette vervolgstappen op het gebied van toelating, samenwerking en procesverbetering. De aanpak maakte duidelijk dat internationalisering vraagt om voortdurende afstemming en betrokkenheid. De eerste resultaten van nieuwe initiatieven, zoals de Eligibility Check, zijn inmiddels zichtbaar en dragen bij aan een efficiënter en transparanter toelatingsproces.
Sabien van Harten kijkt positief terug op het project, ondanks de complexiteit. “Ik ben blij met de richting die we op gaan, maar er is nog veel werk te doen.” De UT blijft werken aan verdere integratie van processen voor internationale en uitwisselingsstudenten. De aanpak van BPM Consult, met oog voor detail en visualisatie, heeft bijgedragen aan een breed gedragen en toekomstgerichte verbetering van de internationaliseringsketen.
